home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The PC-SIG Library 10 / The PC-Sig Library - Shareware for the IBM PC and Compatibles (PC-SIG)(Tenth Edition Disks 1-2804)(1991).iso / PC_SIGCD / 04 / 6 / DISK0468.ZIP / CHP16.TXT < prev    next >
Text File  |  1989-01-23  |  9KB  |  203 lines
  1.   
  2.      
  3.        
  4.                                                                       96-13
  5.      
  6.                                    CHAPTER 16
  7.      
  8.                                  SETUP OPTION 4 
  9.      
  10.      
  11.      
  12.      WHAT OPTION 4 IS USED FOR.
  13.      
  14.      Use Option 4 to start a new general ledger  from  the  general  ledger 
  15.      used  during  the  past  year.  You  should  remember this about SETUP 
  16.      Options 1, 2, 3, and 4: 
  17.      
  18.        .  Use SETUP menu Options 1,  2,  and 3 anytime you want to start  a 
  19.           completely new general ledger.  Options 1,  2, and 3 allow you to 
  20.           enter your old accounts,  to add new accounts and to provide  for 
  21.           the maximum number of "inactive accounts" that may be needed at a 
  22.           later time. 
  23.      
  24.        .  Use  SETUP  Option  4  if you want to "close" last year's general 
  25.           ledger and to carry it over for  use  during  the  current  year.  
  26.           Remember  this  -  Option  4  DOES  NOT  add  any  new  "inactive 
  27.           accounts".  It uses the previous year account titles  exactly  as 
  28.           they appeared during the previous year.  
  29.      
  30.        .  If  you  use Option 4,  it is very important that you back-up the 
  31.           previous year's general ledger BEFORE you use Option 4!!!!!  This 
  32.           is because Option  4  COMPLETELY  destroys  the  previous  year's 
  33.           general ledger while constructing the one for the current year. 
  34.        
  35.      
  36.      WHAT OPTION 4 ASKS FOR. 
  37.      
  38.      Option 4 asks you to answer a few questions.  The questions pertain to 
  39.      whether  or  not  you  have  backed-up  last year's general ledger and 
  40.      whether or not you are SURE you wish to use Option 4.  See the section 
  41.      that follows. 
  42.      
  43.  
  44.                                                                       96-14
  45.      
  46.      
  47.        
  48.      OPTION 4 SEQUENCE OF EXECUTION. 
  49.      
  50.      Option 4 starts with this message and question: 
  51.  
  52.      
  53.      THIS OPTION OF THE SETUP MENU SHOULD BE USED O-N-L-Y WHEN ALL  OF  THE 
  54.      FOLLOWING CONDITIONS EXIST: 
  55.        1.  YOU PREVIOUSLY ESTABLISHED A GENERAL LEDGER USING OPTIONS 1, 2 & 
  56.            3  OF THE SETUP MENU.  THAT IS,  A GENERAL LEDGER ALREADY EXISTS 
  57.            FOR CPA-LEDGER. 
  58.        2.  YOUR ARE READY TO START A NEW GENERAL  LEDGER  FOR  A  NEW  YEAR 
  59.            A-N-D  YOU  WISH TO USE THE SAME ACCOUNT NUMBERS AND TITLES THAT 
  60.            YOU USED LAST YEAR. 
  61.        3.  IMMEDIATELY BEFORE COMING TO THIS OPTION OF THE SETUP MENU,  YOU 
  62.            USED  THE  DAILY  MENU TO PREPARE (A) A BALANCE SHEET AND INCOME 
  63.            STATEMENT AND (B) A POST-CLOSING TRIAL BALANCE. 
  64.        4.  YOU H-A-V-E MADE A BACKUP OF ALL OF THE GENERAL LEDGER FILES FOR 
  65.            LAST YEAR.  PLEASE REMEMBER  THIS!!!!!!  IF  YOU  CONTINUE  WITH 
  66.            THIS  PROGRAM,  CPA-LEDGER  W-I-L-L COMPLETELY ERASE LAST YEAR'S 
  67.            GENERAL LEDGER FILES AND THEY WILL BE  LOST  F-O-R-E-V-E-R.  YOU 
  68.            SHOULD   ALWAYS   COMPLETELY  COPY  YOUR  GENERAL  LEDGER  FILES 
  69.            B-E-F-O-R-E YOU USE THIS PROGRAM. 
  70.  
  71.            IF YOU DO N-O-T  WISH  TO  CONTINUE,  ANSWER  `N',  WITHOUT  THE 
  72.            QUOTES, TO THE QUESTION THAT FOLLOWS.  `N' WILL CAUSE CPA-LEDGER 
  73.            TO DISCONTINUE PROCESSING YOUR NEW GENERAL LEDGER AND  YOU  WILL 
  74.            BE ALLOWED TO COMPLY WITH 1,  2, 3 AND 4 ABOVE.  THAT IS, IF YOU 
  75.            ANSWER `N', NOTHING WILL HAPPEN TO LAST YEAR'S GENERAL LEDGER. 
  76.      
  77.      DO  YOU  WISH  CPA-LEDGER TO USE LAST YEAR'S GENERAL LEDGER TO START A 
  78.      NEW GENERAL LEDGER FOR THIS YEAR? (N=NO, Y=YES) _ 
  79.      
  80.      
  81.      
  82.                                                                       96-15
  83.  
  84.      
  85.      If you answer `N' to the above question, the SETUP menu reappears.  If 
  86.      you answer `Y', the following appears: 
  87.                                                
  88.  
  89.      LAST CHANCE!!  ARE YOU   A-B-S-O-L-U-T-E-L-Y    C-E-R-T-A-I-N      YOU 
  90.      HAVE A BACK-UP OF ALL OF LAST YEAR'S GENERAL LEDGER FILES?  THE  FILES 
  91.      THAT SHOULD BE BACKED-UP ARE THOSE WITH AN EXTENSION OF `.FIL'.  REFER 
  92.      TO  YOUR  DOS  MANUAL FOR THE PROPER BACK-UP PROCEDURE.  PLEASE DO NOT 
  93.      GUESS.  BE CERTAIN!!!! 
  94.      
  95.      IF  YOU  ANSWER  `N'  (WITHOUT  THE QUOTES) TO THE FOLLOWING QUESTION, 
  96.      CPA-LEDGER WILL NOT DESTROY LAST YEAR'S GENERAL LEDGER FILES  AND  YOU 
  97.      WILL  BE  RETURNED  TO THE SETUP MENU.  IF YOU ANSWER `Y' (WITHOUT THE 
  98.      QUOTES) CPA-LEDGER WILL USE LAST YEAR'S GENERAL LEDGER TO START A  NEW 
  99.      GENERAL LEDGER FOR THIS YEAR.  THEN, ALL OF LAST YEAR'S GENERAL LEDGER 
  100.      FILES WILL BE COMPLETELY ERASED. 
  101.      
  102.      ALSO,  REMEMBER  THIS  -  IS YOU ANSWER `Y' TO THE FOLLOWING QUESTION, 
  103.      CPA-LEDGER WILL USE THE EXACT SAME ACCOUNT NUMBERS AND ACCOUNT  TITLES 
  104.      THAT  YOU  USED  LAST  YEAR.  THIS MEANS THAT ALL ACTIVE ACCOUNTS FROM 
  105.      LAST YEAR WILL BE ACTIVE FOR THIS YEAR.  ALL  ACCOUNTS  THAT  REMAINED 
  106.      INACTIVE AT THE END OF LAST YEAR WILL BE INACTIVE AT THE START OF THIS 
  107.      YEAR.  EXTRA INACTIVE ACCOUNTS ARE NOT ADDED TO THE GENERAL LEDGER. IF 
  108.      YOU  NEED  ROOM FOR ADDING ADDITIONAL ACCOUNTS AND LAST YEAR'S GENERAL 
  109.      LEDGER DOES NOT HAVE  SUFFICIENT  INACTIVE  ACCOUNTS  FOR  YOUR  NEEDS 
  110.      (INACTIVE  ONES  TO  BE  MADE  ACTIVE),  ANSWER  `N'  TO THE FOLLOWING 
  111.      QUESTION AND USE OPTIONS 1,  2 AND 3 OF THE SETUP MENU.  THAT  IS  THE 
  112.      ONLY WAY TO PROVIDE FOR ADDITIONAL INACTIVE ACCOUNTS. 
  113.      
  114.      ARE YOU SURE YOU WANT TO START A NEW GENERAL LEDGER? (N=NO, Y=YES)  _
  115.      
  116.      
  117.      If you answer `N' to the question above, the SETUP menu reappears.  If 
  118.      you answer `Y',  processing continues.  CPA-LEDGER checks to determine 
  119.      if  you  prepared  an income statement and a balance sheet immediately 
  120.      before executing Option 4 of the SETUP menu.  If CPA-LEDGER find  that 
  121.      you  did  not use the DAILY menu to prepare and income statement and a 
  122.      balance sheet, the following arrears: 
  123.  
  124.      YOU HAVE EITHER (1) NOT YET USED OPTION 3 OF THE DAILY MENU TO PREPARE 
  125.      AN INCOME STATEMENT AND A BALANCE SHEET OR (2) YOU USED DAILY OPTION 1 
  126.      SINCE YOU LAST USED OPTION 3.  YOU MUST USE DAILY MENU OPTION 3 BEFORE 
  127.      CPA-LEDGER WILL START YOUR GENERAL LEDGER FOR THE CURRENT YEAR. 
  128.  
  129.      PRESS ANY KEY AND YOU WILL BE RETURNED TO THE DAILY MENU.
  130.      
  131.      After you press a key,  the SETUP menu reappears.  If CPA-LEDGER finds 
  132.      that  you  DID  comply  with  the  income  statement and balance sheet 
  133.      requirements, the message above does not appear.  Instead,  CPA-LEDGER 
  134.      continues  to  the  next  step  -  it checks to be sure that a general 
  135.      
  136.      
  137.      
  138.                                                                       96-16
  139.  
  140.      ledger exists for creating the current year general  ledger.  If  not, 
  141.      the following appears: 
  142.  
  143.      GENERAL  LEDGER  DATA  FILES NOT FOUND.  PRESS ANY KEY AND YOU WILL BE 
  144.      RETURNED TO THE SETUP MENU. 
  145.      
  146.      After  you  press  a  key,  the SETUP menu reappears.  Assuming that a 
  147.      general ledger does exist,  the system proceeds to  create  a  general 
  148.      ledger  for  the  current  year.  After  the process is complete,  the 
  149.      following message appears: 
  150.  
  151.      YOUR NEW GENERAL LEDGER HAS BEEN STARTED.  FOR DOCUMENTATION PURPOSES, 
  152.      A  TRIAL  BALANCE  WILL  BE  PRINTED.  THE TRIAL BALANCE WILL SHOW ALL 
  153.      ACTIVE ACCOUNTS AND THEIR RELATED BALANCES.  SAVE  THE  TRIAL  BALANCE 
  154.      FOR  FUTURE REFERENCE.  MAKE SURE THAT YOUR PRINTER IS ON AND IS READY 
  155.      TO PRINT.  ALSO MAKE SURE THAT  THE  PAPER  IS  AT  TOP-OF-PAGE.  YOUR 
  156.      PRINTER WILL BE AT TOP-OF-PAGE WHEN THE PRINTER WILL PRINT ON THE VERY 
  157.      FIRST LINE AT THE TOP OF THE PAGE. PRESS ANY KEY WHEN YOU ARE READY TO 
  158.      CONTINUE. 
  159.      
  160.      After you press a key, a new trial balance is printed.  Before the new 
  161.      trial  balance  is printed,  however,  you are asked to enter "today's 
  162.      date". At the top of the trial balance, this message is printed: 
  163.  
  164.           THIS TRIAL BALANCE SHOWS BEGINNING ACCOUNTS AND BALANCES.
  165.      
  166.      
  167.      PRINTED OUTPUT.
  168.      
  169.      The printed output comes from Option 2 of the DAILY menu  -  PRINT  AN 
  170.      UNADJUSTED  TRIAL  BALANCE.  Refer  to  Chapter  7  of this manual for 
  171.      sample output. 
  172.      
  173.      
  174.      Practice. 
  175.      
  176.      Before you practice,  here is a WARNING!!!!  Be  very  sure  that  you 
  177.      back-up any general ledger files that you use with Option 4 BEFORE you 
  178.      use Option 4. 
  179.      
  180.      Go to the DAILY menu and select Option  3  (for  preparing  an  income 
  181.      statement  and  a balance sheet).  The go to the SETUP menu and select 
  182.      Option 4.  Answer all questions `Y'.  After processing  is  completed, 
  183.      compare  account  titles and amounts on the trial balance with account 
  184.      titles  and  amounts  on  the  balance  sheet.   You  should  find  NO 
  185.      differences. 
  186.  
  187.      Note from Jim: I sure hope you backed-up the general ledger before you 
  188.      used Option 4!  If you didn't,  then I hope you will never  need  your 
  189.      previous year's general ledger again.  If you do need it again and you 
  190.      didn't back-up, sorry, it's gone, FOREVER.  I did my best to warn you. 
  191.      
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.